5 Aufgaben, die Sie diese Woche an eine KI abgeben können

Letzte Woche ging es darum, welches KI-Tool zu Ihrem Betrieb passt. Diese Woche geht es um die Frage, die danach kommt – und an der die meisten scheitern: Was mache ich damit?

Nicht irgendwann. Nicht nach einem Workshop. Nicht nach einer Strategiesitzung. Sondern morgen früh.

Hier sind fünf Aufgaben, die fast jede Führungskraft täglich erledigt – und die eine KI in einem Bruchteil der Zeit übernehmen kann. Keine davon erfordert ein IT-Projekt, ein Budget oder eine Genehmigung. Nur einen Browser und fünf Minuten Einarbeitungszeit.

1. E-Mails zusammenfassen und beantworten

Der durchschnittliche Büroangestellte verbringt 28 % seiner Arbeitszeit mit E-Mails – über 11 Stunden pro Woche. Das Paradoxe: Die meisten dieser Mails erfordern keine kreative Leistung. Es sind Standardantworten, Rückfragen und Weiterleitungen.

So geht's: Kopieren Sie eine lange E-Mail in ChatGPT, Claude oder Gemini und schreiben Sie dazu: „Fasse diese E-Mail in drei Sätzen zusammen: Worum geht es, was wird von mir erwartet, bis wann muss ich reagieren?"

Für die Antwort: „Schreib eine professionelle, freundliche Antwort, in der ich dem Vorschlag zustimme und einen Termin nächste Woche vorschlage."

Zeitersparnis: 5–10 Minuten pro E-Mail. Bei 20 Mails am Tag rechnen Sie selbst.

2. Besprechungsnotizen aufbereiten

Sie kommen aus einem einstündigen Meeting und haben eine Seite handschriftliche Notizen. Daraus wird meistens: nichts. Weil die Aufbereitung zu lange dauert und das nächste Meeting schon wartet.

So geht's: Fotografieren Sie Ihre Notizen (oder tippen Sie Stichpunkte ab) und geben Sie der KI den Auftrag: „Erstelle aus diesen Stichpunkten ein strukturiertes Protokoll mit: Teilnehmer, besprochene Themen, getroffene Entscheidungen, offene Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen."

Noch besser: Nutzen Sie ein Meeting-Transkriptions-Tool wie Otter.ai oder Fireflies.ai (siehe Tool der Woche). Das Tool zeichnet das Meeting auf, erstellt automatisch ein Transkript, und Sie lassen die KI daraus das Protokoll generieren.

Zeitersparnis: 20–30 Minuten pro Meeting. Bei vier Meetings pro Woche sind das fast zwei Stunden.

3. Angebote und Standardtexte formulieren

Wie oft schreiben Sie oder Ihre Mitarbeiter ähnliche Texte? Angebote, Auftragsbestätigungen, Absagen, Einladungen – der Inhalt variiert, aber die Struktur bleibt gleich.

So geht's: Geben Sie der KI ein Beispiel eines guten Angebots aus Ihrem Haus und schreiben Sie: „Verwende diese Vorlage als Grundlage. Erstelle ein neues Angebot für [Kunde] über [Leistung] mit einem Gesamtvolumen von [Betrag]. Halte den Ton professionell, aber persönlich."

Der Clou: Wenn Sie Custom Instructions eingerichtet haben (siehe Ausgabe #1), kennt die KI bereits Ihren Tonfall und Ihre Branche. Das Ergebnis klingt dann nicht nach Textbaustein, sondern nach Ihrem Unternehmen.

Zeitersparnis: 15–30 Minuten pro Text.

4. Recherche und Marktanalysen

Vor jedem Strategiemeeting, jedem Kundengespräch, jeder Investitionsentscheidung steht Recherche. Und die meisten Führungskräfte machen sie entweder selbst (zeitaufwändig) oder gar nicht (riskant).

So geht's: Statt 30 Minuten zu googeln, stellen Sie einer KI eine gezielte Frage: „Gib mir einen Überblick über den deutschen Markt für [Ihre Branche] in 2025/2026: Marktvolumen, Wachstumstrends, wichtigste Wettbewerber und relevante regulatorische Änderungen. Nenne Quellen."

Wichtig: Verwenden Sie für aktuelle Daten Perplexity (siehe Ausgabe #1) statt ChatGPT. Perplexity sucht in Echtzeit im Web und liefert Quellenangaben. ChatGPT und Claude arbeiten mit einem Wissensstand, der einige Monate zurückliegen kann.

Zeitersparnis: 20–45 Minuten pro Recherche.

5. Tabellen und Daten auswerten

Sie bekommen eine Excel-Tabelle mit Quartalszahlen und sollen daraus Erkenntnisse ziehen. Oder Sie wollen Ihre Kundendaten nach Mustern durchsuchen. Bisher hieß das: Pivot-Tabellen, Formeln, viel Klickarbeit.

So geht's: Laden Sie die Datei in ChatGPT (Plus-Version) oder Claude hoch und fragen Sie: „Analysiere diese Umsatzdaten. Welche Produkte wachsen am stärksten? Welche Kunden sind absprungefährdet? Gibt es saisonale Muster? Erstelle eine Zusammenfassung mit den drei wichtigsten Erkenntnissen."

Die KI liest die Tabelle, erkennt Muster und formuliert eine Zusammenfassung – in natürlicher Sprache, nicht in Formeln.

Zeitersparnis: 30–60 Minuten, je nach Komplexität der Daten.

Das große Bild:

Diese fünf Aufgaben allein können Ihnen 5–10 Stunden pro Woche zurückgeben. Das ist kein Marketing-Versprechen – es ist einfache Mathematik.

Aber hier kommt der unbequeme Teil: Die meisten Führungskräfte wissen das. Sie tun es trotzdem nicht. Nicht weil die Tools fehlen oder zu teuer sind. Sondern weil Gewohnheit stärker ist als Einsicht.

Mein Vorschlag: Nehmen Sie sich diese Woche eine dieser fünf Aufgaben vor. Nur eine. Und testen Sie, ob die KI ein brauchbares Ergebnis liefert. Wenn ja – machen Sie weiter. Wenn nein – schreiben Sie mir, woran es lag.

Was es ist: Ein KI-Tool, das an Ihren Online-Meetings (Zoom, Teams, Google Meet) teilnimmt, das Gespräch aufzeichnet und automatisch ein durchsuchbares Transkript erstellt – inklusive Zusammenfassung, Aufgaben und Themenzuordnung.

Warum es für Entscheider relevant ist: Stellen Sie sich vor, nach jedem Meeting hätten Sie automatisch: ein vollständiges Protokoll, eine Liste der besprochenen Themen, die zugewiesenen Aufgaben und eine Zusammenfassung in drei Sätzen. Ohne dass jemand mitschreiben muss.

So nutzen Sie es: Registrieren Sie sich kostenlos auf fireflies.ai und verbinden Sie es mit Ihrem Kalender. Bei Ihrem nächsten Online-Meeting tritt der „Fireflies Notetaker" automatisch bei. Nach dem Meeting finden Sie das Transkript und die Zusammenfassung in Ihrem Dashboard.

Kostenlos: Ja – die Basisversion reicht für den Einstieg. Sie umfasst 800 Minuten Speicherplatz und Transkripte für unbegrenzt viele Meetings.

Alternative: Otter.ai bietet ähnliche Funktionen, ist aber stärker auf Englisch optimiert. Für überwiegend deutschsprachige Meetings ist Fireflies aktuell die bessere Wahl.

Diesen Prompt können Sie direkt in ChatGPT, Claude oder Gemini einfügen:

Tipp: Speichern Sie diesen Prompt als Textbaustein. So haben Sie nach jedem Meeting in zwei Minuten ein fertiges Protokoll – statt es 20 Minuten lang selbst zu schreiben.

11,2 Stunden – so viel Zeit verbringt der durchschnittliche Büroangestellte pro Woche allein mit E-Mails. Das entspricht fast eineinhalb Arbeitstagen. Bei einem Jahresgehalt von 60.000 € sind das Personalkosten von rund 17.000 € pro Jahr – pro Mitarbeiter – nur für E-Mails. In einem Unternehmen mit 50 Mitarbeitern reden wir von 850.000 € jährlich. Selbst wenn KI nur 20 % davon einsparen würde, wären das 170.000 €.

(Quelle: McKinsey Global Institute, "The Social Economy", aktualisierte Auswertung 2025)

Sie haben einen gut formulierten Prompt, aber das Ergebnis ist trotzdem nicht überzeugend? Dann liegt es wahrscheinlich nicht am Prompt – sondern daran, dass Sie zu viel auf einmal verlangen.

Das Problem:
Wenn Sie einer KI sagen: „Analysiere unsere Quartalszahlen, identifiziere die profitabelsten Kunden, erstelle eine Präsentation dazu und formuliere eine E-Mail an den Vertriebsleiter" – dann passiert Folgendes: Die KI versucht alles gleichzeitig und macht bei jedem Schritt Kompromisse. Das Ergebnis ist mittelmäßig.

Die Lösung: Prompt-Chaining
Statt einer großen Aufgabe geben Sie der KI mehrere kleine – und das Ergebnis von Schritt 1 wird zum Input für Schritt 2.

Beispiel aus der Praxis:

Schritt 1 – Analyse:

Schritt 2 – Interpretation:

Schritt 3 – Aufbereitung:

Schritt 4 – Kommunikation:

Warum das funktioniert:
Jeder Schritt hat einen klaren, begrenzten Auftrag. Die KI kann sich auf eine Sache konzentrieren und liefert bessere Ergebnisse. Und Sie können nach jedem Schritt prüfen, ob das Ergebnis stimmt – bevor Sie weitermachen.

Die Faustregel: Wenn Ihr Prompt mehr als drei Kommas hat, ist er wahrscheinlich zu komplex. Zerlegen Sie ihn.

Zeitaufwand: 5 Minuten mehr als ein einzelner Prompt. Aber das Ergebnis ist brauchbar, statt nur okay.

Wenn Sie KI-Tools wie ChatGPT, Claude oder Gemini nutzen, achten Sie darauf, welche Daten Sie eingeben. Vermeiden Sie personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Kontodaten) und vertrauliche Geschäftsinformationen, solange Sie keine unternehmensinterne KI-Richtlinie haben. Viele KI-Anbieter verwenden Eingaben zur Verbesserung ihrer Modelle – prüfen Sie die Datenschutzeinstellungen Ihres Tools und deaktivieren Sie ggf. die Verwendung Ihrer Daten für Trainingszwecke. Im Zweifel: Anonymisieren Sie Daten, bevor Sie sie in eine KI eingeben. Mehr zum Thema DSGVO und KI folgt in einer späteren Ausgabe.

Bis nächsten Donnerstag – dann geht es um: KI-Agenten – was steckt hinter dem Trend und was bedeutet er für Ihren Betrieb?

Fragen oder Themenvorschläge? Antworten Sie einfach auf diese Mail.

Herzliche Grüße,
Mark Langer
KI | Chefsache